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LAG Köln, Beschluss vom 15.05.2020 – 9 TaBV 32/19: Unterrichtung des Betriebsrats über in einem Bewerbungsmanagementsystem hinterlegte Bewertungen und Kommentare der Recruiter

Die Beteiligten streiten über die Ersetzung der Zustimmung des Betriebsrates zur geplanten Einstellung der vorläufig beschäftigten Frau B..

Für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter nutzt die Arbeitgeberin die Software Softgarden-​Bewerbungsmanagement. Das Bewerbermanagement-​Tool ermöglicht ausweislich des Nutzer-​Handbuchs einem für die Stellenausschreibung zusammengesetzten Recruiting-​Team, mit Bewerbern zu kommunizieren, sie zu vergleichen und nach gemeinsam festgelegten Kriterien zu bewerten. Dazu wird für die einzelnen Bewerber eine virtuelle Bewerbungsmappe angelegt, die aus insgesamt acht Abschnitten besteht, in denen verschiedene Tools aufgerufen werden können. Die Bewertung von Bewerbern erfolgt entweder direkt über Sterne im Profil-Bereich oder bei vordefinierten Fähigkeiten im Bereich Bewerberübersicht. In der Bewerberübersicht findet sich auch die Rubrik Team Chat, in der Kommentare zu dem Bewerber eingegeben werden können. Die Kommentare sind für alle Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff auf den Bewerber haben, und können nachträglich weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Dem Betriebsrat steht ein eingeschränktes Einsichtsrecht in das Bewerbermanagement-​Tool zu. Er kann lediglich einsehen, welche Bewerber sich auf welche Stelle beworben haben und welche Unterlagen diese über das Bewerbermanagement-​Tool eingereicht haben.

Mit einem Anhörungsbogen vom 27.08.2018 hörte die Arbeitgeberin den Betriebsrat zu der zum 01.11.2018 beabsichtigten unbefristeten Einstellung von Frau B. an. Neben den Informationen über die persönlichen Verhältnisse der Frau B., erhielt der Betriebsrat außerdem über das Bewerbungsmanagementsystem Einblick in den dort aus dem ersten Bewerbungsverfahren hinterlegten Lebenslauf und das Motivationsschreiben der Frau B..

Am 06.09.2018 verweigerte der Betriebsrat die Zustimmung zur Einstellung der Frau B.. Dabei berief er sich auch darauf, dass weder ihm noch dem Personalausschuss die erforderlichen Unterlagen vorgelegt worden seien. Jedenfalls habe er nicht die Aufzeichnungen der Personalabteilung erhalten, die über das Gespräch mit der Bewerberin in dem Personalgespräch geführt worden seien. Darüber hinaus müsse ihm Einblick in die Kommentarfunktion der Software gewährt werden. Schließlich lägen Zustimmungsverweigerungsgründe vor.

Die Arbeitgeber leitete daraufhin ein Zustimmungsersetzungsverfahren ein. Das Arbeitsgericht hat den Antrag zurückgewiesen. Das Landesarbeitsgericht hat die Beschwerde zurückgewiesen. Die zugelassene Rechtsbeschwerde hat die Arbeitgeberin nicht erhoben.

Die Unterrichtung des Betriebsrats durch die Arbeitgeberin entsprach nicht den Anforderungen des § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Die Arbeitgeberin hatte den Betriebsrat bezüglich Frau B nicht hinreichend unter Vorlage der maßgeblichen Bewerbungsunterlagen informiert.

Zu den vorzulegenden Bewerbungsunterlagen der Frau B gehören alle Unterlagen, die sie bei ihrer Auswahlentscheidung berücksichtigt hat. Die Vorlagepflicht umfasst damit nicht nur die klassischen Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben, das Ergebnis einer Auswahlprüfung, Zeugnisse, Teilnahmebestätigungen, den Lebenslauf und ein Lichtbild, sondern auch die von dem Arbeitgeber anlässlich der Bewerbung selbst erstellten Unterlagen. Gegenstand der Unterrichtung sind nicht nur die wesentlichen Tatsachen, sondern auch die (subjektiven) Einschätzungen des Arbeitgebers, die ihn zu der getroffenen Entscheidung bestimmt haben.

Zu den dem Betriebsrat nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG vorzulegenden Unterlagen gehören bei Nutzung eines elektronischen Bewerbungsmanagementsystems demnach jedenfalls die darin hinterlegten Dokumente, wie die angelegten Bewertungen und die hinterlegten Kommentare der der Mitglieder des Recruiting-​Teams.

Datenschutzrechtliche Gesichtspunkte oder Persönlichkeitsrechte der Mitglieder des Recruiting-​Teams stehen dem nicht entgegen. Die Kenntnis von Bewertung und Inhalt des Team-​Chats bedeutet nicht den Einblick in eine Personalakte, denn eine Personalakte im eigentlichen Sinne, existiert im Zeitpunkt der Unterrichtung des Betriebsrats regelmäßig noch nicht. Es gibt nur Bewerbungsunterlagen, die dem Betriebsrat vorzulegen sind.

Darüber hinaus müsste dem Betriebsrat nach Auffassung des LAG Köln auch ein umfassendes Leserecht zustehen, denn es würde dem Informationsanspruch des Betriebsrats nicht ausreichend Rechnung tragen, würde man den Arbeitgeber lediglich dazu verpflichten, die in seinen Datenverarbeitungsanlagen vorhandenen Dateien ausgedruckt zur Verfügung stellen, ohne dem Betriebsrat zugleich eine Dokumentation der genutzten Funktionalitäten zu überlassen.

Ein Lesezugriff entspräche der Intention des Gesetzgebers, der mit § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG den Informationsanspruch des Betriebsrats durch die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Vorlage von Unterlagen stärken wollte. Der Gewährung eines umfassenden Lesezugriffs steht der Wortlaut des § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG, wo nicht von der Vorlage aller Unterlagen, sondern nur von der Vorlage der "erforderlichen Unterlagen" die Rede ist, nicht entgegen. Insbesondere ließe sich die Rechtsprechung zu § 80 Abs. 2 BetrVG nicht auf § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG übertragen, denn bei § 99 Abs. 1 BetrVG geht es nicht um die Überwachung, sondern um die Mitbestimmung. Der Arbeitgeber sieht sich keinem Informationsanspruch des Betriebsrats zu Kontrollzwecken ausgesetzt. Die vollständige Unterrichtung des Betriebsrats liegt vielmehr im eigenen Interesse des Arbeitgebers, weil er ansonsten gehindert wäre, eine von ihm geplante personelle Einzelmaßnahme umzusetzen.

Letztlich konnte die Frage im vorliegenden Streitfall aber offen bleiben, denn die Arbeitgeberin hatte dem Betriebsrat weder einen Lese-​Zugriff auf die Rubrik Bewertungen und in den Team Chat gewährt, noch entsprechende Ausdrucke präsentiert.

Praxistipp:

Das LAG Köln konkretisiert bislang erstmalig die Frage der Unterrichtung des Betriebsrats gem. § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG bei der Nutzung eines Bewerbungsmanagement-Tools. Bedeutsam ist die Beantwortung dieser Fragestellung insbesondere vor dem Hintergrund, dass immer mehr Arbeitgeber auf die Nutzung von elektronischen Systemen zur Personalgewinnung zurückgreifen. Dabei stehen der Betriebsrat und der Arbeitgeber häufig vor dem Problem, welche Unterlagen dem Betriebsrat für eine wirksame Unterrichtung nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG vorzulegen sind.  Denn oft ist dem Betriebsrat nicht bekannt, wie die Bewerbungssoftware genutzt wird – ob nur als lebendes Postfach oder als automatisches Bewerbungsprogramm und welche Informationen dort hinterlegt werden.